Ya has creado tu nuevo evento o colección y has seguido nuestras instrucciones para configurar su nombre, la fecha límite y las instrucciones de inscripción. Ahora es el momento de avanzar y modificar todos los parámetros disponibles en Settings.
Si no es tu caso, vuelve atrás y crea tu inscripción correctamente. Consulta How to Set Up and Manage an Event or Collection para orientarte.

En Bottlebooks puedes editar a tu gusto las siguientes funciones:

• Estado
• Idioma adicional
• Documentos descargables
• Límites y contactos
• Emails
• Preguntas
• Precios
• Contactos
• Envíos

Para empezar, abre tu evento y ve a la página Settings.

Estado del evento o la colección

Puedes asignar a tu evento o colección 4 estados distintos desde los ajustes del evento.
Esto afecta a quién puede ver la inscripción y a cómo pueden inscribirse los productores.

Live:

• El evento o la colección es visible en la página de inicio de todos los productores añadidos como expositores o partners.
• Cualquiera que tenga el enlace de inscripción puede acceder y completarla.

Private:

• El evento o la colección es visible en la página de inicio de todos los productores añadidos como expositores o partners.
• Los productores solo pueden inscribirse si han sido añadidos como expositores o partners, aunque tengan el enlace.

Hidden:

• El evento o la colección no es visible en la página de inicio de los productores, aunque hayan sido añadidos como expositores o partners.
• La única forma de inscribirse es a través del enlace, y cualquiera que lo tenga puede hacerlo.

Archived:

• Este estado está pensado para cuando el evento o la colección ha terminado y no hace falta ninguna acción más.
• El evento deja de ser editable y visible para ti, ya que se guarda en la sección Archived.

Salvo en el estado Archived, el evento o la colección siempre es visible en la página de inicio del organizador (tú).

En tus ajustes, localiza el botón con el estado actual de tu inscripción.

También puedes ir a Overview y cambiarlo desde ahí.

Idioma adicional

También en Overview puedes permitir que los productores introduzcan información en más de un idioma.
Para ello, basta con seleccionar el segundo idioma que quieras añadir, así:

Documentos descargables

Puede ser útil poner ciertos documentos, como las instrucciones de envío, a disposición de los productores o proveedores para que los consulten durante su inscripción.
Puedes hacerlo en Overview, añadiéndolos aquí:

Límites y contactos

Si te quedas en Overview, Bottlebooks te permite limitar:

• el número máximo de productos que un productor puede inscribir en este evento o colección.
• el número máximo de inscripciones aceptadas en total para el evento o la colección.

Cuando se alcanza el número máximo de inscripciones, la inscripción se cierra y no se admiten más.

También puedes añadir a la persona de contacto responsable del evento o la colección. Esta persona recibirá una notificación cada vez que un productor o proveedor complete su inscripción.

Emails

Bottlebooks te permite enviar mensajes segmentados a tus expositores o partners. Para aprovechar todas las ventajas de esta función, tienes que activarla en Overview.

Tener activado el interruptor de Emails es lo que hace que la pestaña Emails aparezca a la izquierda.

Preguntas

Para gestionar las preguntas que responderán los productores o proveedores durante la inscripción, ve a Questions (en tu página de Settings).

Bottlebooks ofrece un conjunto de preguntas estándar que cubre:

• Información relativa al expositor o proveedor.
• Marcas.
• Productos.

Podrás verlas al pulsar el botón + de cada categoría.

Te recomendamos no desmarcar ninguna de las preguntas estándar, para garantizar la coherencia y la estructura. Eso sí, te animamos a seleccionar más si lo necesitas.

Añadir preguntas personalizadas

Bottlebooks ha previsto que las preguntas estándar puedan no cubrir todas las necesidades de tu inscripción.
Puedes añadir preguntas nuevas a cada una de estas 3 categorías:

• Exhibitor o Partner (para información general del expositor o partner).
• Producer/Brand (para preguntas específicas de la marca).
• All Products (para preguntas relacionadas con los productos).

Para añadir una pregunta personalizada:

1. Haz clic en Add custom question, al final de cada una de las categorías mencionadas.

1. Selecciona el tipo de pregunta que quieras crear (Short text entry, Single choice, Multiple choice, etc.).
2. Escribe la pregunta y, si hace falta, las posibles respuestas.

1. ¡Tu pregunta personalizada ya está añadida a la inscripción!

Precios

Si quieres recoger información de precios, puedes hacerlo por rangos de precio o por precios concretos, siguiendo estos pasos.

1. Ve a Prices.
2. En Product price, selecciona by price category o by price.
3. Configura la moneda y los tipos de precio.
4. Haz clic en OK.

Contactos

Al activar el add-on Contacts, que encontrarás en tu página de Settings, recogerás los contactos principales de cada expositor o proveedor: las personas responsables del evento por su parte.

Solo para eventos:

Además, puedes recoger más datos de contacto de los productores:

1. Entra en Contacts.
2. Activa el add-on o los add-ons.

• Attending Contacts: al activar este add-on recogerás los datos de contacto de quien vaya a asistir al evento.
• Distribution Contacts: con esto, el productor te indicará si tiene o no importador y, en caso afirmativo, podrá facilitar sus datos de contacto. También tiene la opción de indicar que es importador.

Envíos

En tu página de Settings puedes activar este add-on.

Después podrás:

• Establecer el número recomendado de botellas.
• Sugerir un valor de declaración de aduanas.
• Subir etiquetas de envío para que los productores las descarguen: puedes subir un archivo de Word o un PDF, aunque se recomienda PDF.

Cuando hayas terminado de configurar tu evento o colección, te recomendamos probarlo con una cuenta de prueba de bodega, para asegurarte de que todo funciona según tus expectativas.

Actualizado el: 18/09/2026